Asiakas: Restel kuuluu Suomen suurimpiin ravintolakonserneihin. Yhtiö operoi yli 150 ravintolaa pääosin pääkaupunkiseudulla. Valikoimasta löytyy kaikkien tuntemia kansainvälisiä brändejä, kuten Burger King ja Taco Bell sekä kotimaisia suosikkeja, mm. Classic Pizza Restaurant, Makaronitehdas ja helsinkiläisten joukossa sekä sosiaalisessa mediassa lähes myyttiseen maineeseen noussut Kaarle XII, tuttavallisemmin Kalle.
Parempi ravintolakokemus liikuttaa ympäri pääkaupunkiseutua
Metron varrella Hämeentiellä sijaitseva toimisto on tukikohta, josta Restelin hallinnollista työtä tekevät työntekijät suhaavat päivittäin toimipisteille ympäri pääkaupunkiseutua.
Asiantuntijoiden, kenttä- ja aluepäälliköiden sekä työsuojelu- ja luottamushenkilöiden työhön kuuluu tehtäviä, joiden hoitaminen onnistuu vain paikan päällä ravintolassa. Restelin henkilöstö- ja vastuullisuusjohtaja Marika Mäkelän mukaan liikkuminen aiheutti aiemmin ylimääräistä päänvaivaa niin työntekijöille kuin yhtiöllekin.
“Tietty osa organisaatiosta matkustaa työpäivien aikana paljon. Koimme tarpeelliseksi helpottaa menemisiä työntekijän näkökulmasta ja vähentää samalla kululaskujen kerryttämää hallinnollista taakkaa.”
Marika Mäkelä, henkilöstö- ja vastuullisuusjohtaja, Restel
Työasiointimatkat toivat kaivatun avun
Restelin toiminta riippuu organisaation kyvystä ylläpitää ja kehittää huippuluokan ravintolakokemuksia. Helppo liikkuminen työasioissa takaa sen, että viesti kulkee ja työntekijät saavat keskittyä olennaiseen.
Keväällä 2024 liikkumisen haasteisiin löytyi vastaus, kun Mäkelä päätti ottaa HSL:n työasiointimatkat käyttöön valituille henkilöstöryhmille. Puoli vuotta myöhemmin noin 60 Restelin työntekijää käyttää asiointimatkoja työpäivän aikana tapahtuvaan liikkumiseen.
Asiointimatkojen ytimessä oleva helppous pääsi loistamaan heti käyttöönotosta alkaen.
“Monesti sitä tarvitsee jonkinlaista kädestä pitämistä uusien järjestelmien kanssa, mutta ei tällä kertaa. Pystyin tekemään käyttöönoton täysin itsenäisesti HSL:n portaalissa. Annoin yrityksen tiedot ja toin etuun oikeutetut käyttäjät csv-taulukossa suurin piirtein yhdellä klikkauksella. Käyttöönotto oli tehty äärimmäisen helpoksi myös isommalle organisaatiolle.”
Asiointilipuista on tullut lyhyessä ajassa arvostettu työnteon väline. Muiden henkilöstöetujen – joita Restelin valikoimastakin löytyy satakunta – sijaan työasiointimatkat rinnastuvat esimerkiksi työpuhelimeen tai -läppäriin. Varsinaista etua asiointimatkoista ei muodostu, vaikkakin hyödyt ulottuvat moneen osa-alueeseen.
Liikkumisen helppoutta parhaimmillaan
Mäkelä muistaa osan työntekijöistä olleen aluksi huolissaan siitä, että asiontimatkoista tulisi heille yksi uusi järjestelmä tai prosessi, joka vaatisi opettelua tai lisätöitä.
“Ei mennyt kauaa kun ihmiset huomasivat, että asiointiliput toimivatkin suoraan omassa HSL-sovelluksessa, johon ei tarvitse uutta versiota tai tunnuksia. Lippusaldon saa liitettyä uutena maksutapana omaan käyttäjätiliin ja sovellus kysyy oston hetkellä selitteen, joka on pitänyt aiemmin hoitaa kululaskukäsittelyn yhteydessä. Ei voisi helpompaa olla!”
Työntekijöille asiointiliput tarkoittavat joustoa työpäivän suunnitteluun. Asiointisaldo kulkee aina puhelimessa, joten joukkoliikenteen kyytiin on helppo hypätä milloin vain, eikä matkasta tarvitse tehdä selvityksiä jälkikäteen. Ei ihme, että oma auto jää yhä useammin kotipihaan.
“Ravintola-ala ei juurikaan katso kelloa. Siinä on yksi lisäsyy, miksi asiointimatkat sopivat meille kuin nenä päähän: pääkaupunkiseudun julkinen liikenne toimii kiitettävästi vuorokauden ympäri.”
Merkittävä koko organisaatiota koskeva muutos on ollut kululaskujen väheneminen.
“Tuskin olen kovin väärässä, jos sanon, että kukaan ei tykkää kulu- ja matkalaskujen käsittelystä tai kuittien selvittelystä. Asiointimatkojen parhaita puolia on se, että työntekijä tekee jo asiointilipun ostovaiheessa selvityksen matkan tarkoituksesta.”
Osa työntekijöistä tekee yksittäisiä matkoja kuukaudessa, kun taas jotkut monta matkaa päivässä. Yhtiön näkökulmasta helppoutta tukee HSL:n yksinkertainen asiakasportaali, jossa Mäkelän tiimiläiset voivat määrittää edunsaajat ja saldot. Restelin asiointimatkat on räätälöity niin, että työntekijän kuukausittainen saldo voi olla enintään kausilipun arvoinen.
“Mahdollisuus saldojen seurantaan tekee asiointimatkojen optimoinnista helppoa ja varmistaa tasapuolisuuden. Myönnetty saldo perustuu tehtyjen matkojen määrään. Jos yksittäisten asiointilippujen arvo nousee kuukausilippua suuremmaksi, myönnämme henkilölle kausilipun. Eli hallinnollinen helppous tuo myös kustannustehokkuutta.”
Merkityksellinen lisä vastuullisuustyöhön
Julkisen liikenteen käyttö vähentää työpäivän aikana tapahtuvan liikkumisen päästöjä ja tukee Restelin vastuullisuustavoitteita. Kun auto jää kotiin, myös Helsingin ruuhkat ja pysäköintihaasteet vähenevät.
“Asiointimatkat ovat meille uusi keino vaikuttaa hiilijalanjälkeemme sekä ohjata ihmisiä autoilun vähentämiseen. Tästä voi olla ylpeä ja tyytyväinen.”
“Vaikka asiointimatkoihin liittyvät päästöt ovat vain pieni yksityiskohta isossa kuvassa, niin liikkumisen hiilijalanjäljen pienentäminen on ollut merkittävä askel oikeaan suuntaan. Ja täytyy muistaa, että ihmisiin nojaavassa liiketoiminnassa myös arjen helpottaminen on aito vastuullisuusteko – onhan sillä on suora yhteys hyvinvointiin.”
Vaivaton liikkuminen tuo säästöjä
Kuten yleensä, myös tässä tapauksessa helppous toi mukanaan ajassa ja rahassa mitattavia säästöjä.
Työntekijän näkökulmasta merkittävin säästö syntyy siitä, ettei aikaa ja vaivaa tarvitse tuhrata kuittien käsittelyyn. Ja koska työnantaja myöntää asiointimatkasaldon käytettäväksi suoraan HSL-sovellukseen, omat rahat eivät ole sidottuna hyväksymistä odottaviin kululaskuihin.
Restelin taloushallinnossa dramaattisesti pienentynyt kululaskujen määrä näkyy säästöinä transaktio- tai tapahtumaperusteisesti hinnoiteltujen järjestelmien kustannuksissa.
“Euromääräinen kustannussäästö on selvä, vaikkakin suhtaudun siihen ensisijaisesti ihmisten arjen helpottamisen ja yhteiskunnasta välittämisen sivutuotteena.”
“Työajallista säästöä emme ole mitanneet, mutta jokainen voi arvioida mielessään, kuinka paljon aikaa yhdenkin ylimääräisen kululaskun käsittely mahdollisine kuittiselvittelyineen vie. Olemme päässeet näistä minuuteista ja tunneista kokonaan eroon työmatkojen osalta.”
Etu joka liikuttaa fiksusti
Kiittelevää palautetta on sadellut asiointimatkojen alkutaipaleelta asti. Hallinnon suosikkeja ovat olleet kuukausittain koostettu lasku käytetystä asiointisaldosta sekä intuitiivinen raportoinnin portaali, jossa voi seurata kätevästi ihmisten tekemiä matkoja ja käytettävissä olevaa saldoa.
“Itse olen kiitollinen siitä, ettei minun tarvitse olla hyväksymässä matkalaskuja joka toinen hetki. Olen myös positiivisesti yllättynyt, että kukaan HSL-portaalin käyttäjä ei ole tarvinnut erityistä opastusta, olipa kyse asiointimatkojen piirissä olevien henkilöiden ylläpidosta, saldojen määrittelystä, tai raporttien katsomisesta.”
Mäkelä mainitsee asiointimatkojen soveltuvan työhön, jossa liikutaan jatkuvasti pääkaupunkiseudulla sijaitsevien toimipisteiden välillä. Kun toimipisteet sijaitsevat hyvien yhteyksien äärellä, julkiset vievät moneen paikkaan autoakin suoremmin ja nopeammin, eikä matkojen hinta tunnu ollenkaan pahalta suhteutettuna karkeisiin parkkimaksuihin.
“Käyttöönoton jälkeen olen voinut lähestulkoon unohtaa koko asian. Kululaskuja ei kilahtele entiseen malliin, ja tiimiläiseni hoitavat tietojen päivittämisen HSL:n järjestelmään. Asiointimatkat pyörivät arjessa käytännössä itsestään.”
“Asiointimatkat ovat osoittautuneet niin hyväksi palveluksi, että ainakin me HR:ssä ja taloushallinnossa pidämme niistä kiinni kynsin ja hampain. Haaveissa olisi laajentaa julkisen liikenteen tukea myös laajemman työsuhdematkaedun puolelle.”
“HSL:lle kiitos erinomaisesti sujuneesta yhteistyöstä, aidosta kiinnostuksesta kehittää palvelua meidän palautteemme pohjalta ja tuesta käytön lisäämiseen.”
Kyllästyttääkö kuittien kahina?
Tee niin kuin Restelin Marika Mäkelä: hanki jatkuvasti liikkeellä olevan henkilöstösi käyttöön asiointisaldoa, jolla helpotat koko organisaation arkea.