Näin myönnät koululaislippuja

Koululaisliput myönnetään Myönnä koululaislippuja -sivulla. Myöntääksesi koululaislippuja, sinun on tehtävä seuraavat vaiheet: 

  • Valitse mille laskulle myönnettävät koululaisliput kohdistetaan 
  • Valitse minkä lukuvuoden ajan koululaisliput ovat voimassa 
  • Lisää koululaisliput saavien koululaisten tiedot 
  • Vahvista lomakkeen tiedot ja lähetä lomake 
  • Lomake on täytettävä uudestaan eri valintoja varten. 
    • Esimerkiksi, jos haluat lisätä osan koululaisista Laskulle 1 ja osan Laskulle 2, täytä ensin lomakkeelle Laskulle 1 kohdistettavat koululaiset ja lähetä lomake. Tämän jälkeen täytä lomake uudestaan, ja lisää Laskulle 2 kohdistettavat koululaiset.

Seuraavissa osioissa on tarkempia ohjeita koululaislippujen myöntämiseen 

Voimassaolo

  • Koululaislippujen voimassaolo määritellään valitsemalla alasvetovalikosta lukuvuosi, jonka mukaan koululaisliput ovat voimassa. 
  • Jos lisäät koululaisen kesken lukuvuoden, lipun voimassaolo alkaa vasta lipun myöntämistä seuraavana päivänä, ja jatkuu sen jälkeen lukuvuoden aikataulun mukaisesti. 
  • Jos lisäät koululaisia jotka eivät tarvitse koululaislippua lukuvuoden jokaiselle päivälle, voit lisäksi hyödyntää Voimassaolo-kohdan lisävalintoja ja valita heidän koululaislipuilleen rajatumman voimassaolon. 
    • Rajoita voimassaoloa -kentässä voit lyhentää koululaislipun kestoa esimerkiksi vain muutaman kuukauden ajaksi lukuvuoden aikana. 
    • Voimassaolopäivien valitseminen puolestaan rajaa koululaislipun olemaan voimassa vain tiettyinä viikonpäivinä lukuvuoden aikana. Voit hyödyntää tätä toiminnallisuutta, jos koululaisen tarvitsee matkustaa vain tiettyinä viikonpäivinä. 
  • Huomaathan, että voimassaolon lisävalintoja ei tarvitse käyttää, jos haluat lipun voimaan kaikille lukuvuoden päiville. 
Kuva edunsaajien syöttämisestä käsin tai excel-tiedostona

Koululaisten tietojen lisääminen

Jos lisäät vain muutamia koululaisia, voit syöttää heidän tietonsa käsin. Jos lisäät kerralla useampia koululaisia, sinun kannattaa lisätä tiedot Excel-tiedoston avulla. Jos haluat myöntää koululaislippuja eri laskuille tai voimassaoloajoille, muista luoda oma excel-tiedosto jokaiselle eri laskut ja voimassaoloajat tarvitsevalle koululaisryhmälle.

Alkuvaiheessa Yritysportaali pystyy käsittelemään max 500 oppilaan tiedostoja. Jos käsittelet suurempaa oppilasmäärää, syötä oppilaat järjestelmään korkeintaan 500 oppilaan erissä.

Edunsaajien lisääminen Excel-tiedostona:

  • Lisää edunsaajista seuraavat tiedot Exceliin omille sarakkeilleen (*pakolliset tiedot on merkitty tähdellä) 
  • Etunimi * 
  • Sukunimi * 
  • Henkilötunnus * 
  • Vyöhykkeet * 
  • Koulu 
  • Huoltajan tai muun yhteyshenkilön sähköposti 

 

Tuo valmistelemasi tiedosto järjestelmään Lataa Excel-tiedosto -painikkeella. Kun olet tuonut tiedoston järjestelmään, pyydämme sinua vielä varmistamaan otsikkorivin perusteella, mitkä sarakkeet vastaavat mitäkin tietoja. Näet vielä tiivistelmän syöttämistäsi tiedoista ennen kutsujen lähettämistä. 

Lomake on lähetetty, mitä seuraavaksi?

Koululaisille on nyt myönnetty koululaislippu. Jatkossa löydät myönnettyjen koululaislippujen tiedot Edunsaajat -sivulta. 

Jos lisäsit koululaisten yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet, heille on nyt lähetetty sähköpostiin ohjeet koululaislipun käytön aloittamiseen. Jos et lisännyt sähköpostiosoitteita, koululaislipuista on tiedotettava muita kanavia pitkin. Voit esimerkiksi lähettää ohjeet koululaislipun käyttöön Wilman kautta.

Jos koululaisella on jo HSL-tili ja HSL-kortti käytössä, lippu on käytettävissä automaattisesti kun sen voimassaolo alkaa. Jos koululaisella ei ole aiemmin ollut HSL-korttia, koululaisen tai tämän huoltajan on asioitava HSL:n asiakaspalvelussa (palvelupiste, chat, puhelinpalvelu) liittämässä HSL-kortti HSL-tiliin josta koululaislippu löytyy. Jos kunta on tarjonnut koululaiselle HSL-kortin, se tulee olla mukana asiakaspalvelussa asioidessa. 

Koululaislippujen myöntäminen, kun koululaisilla on ollut jo aiemmin koululaislippu käytössä

Koululaisliput myönnetään aina "Myönnä koululaislippuja" -sivulla samalla tavalla. Tämä koskee myös niitä koululaisia, joilla on jo aiemmin ollut koululaislippu käytössä. Sinun ei tarvitse erotella uusia ja vanhoja koululaislipun saajia mitenkään koululaislippuja myöntäessäsi. 

Koululaisten tiedot poistetaan kesäisin Yritysportaalista, joten jos koululainen ei saa uutta koululaislippua, hän katoaa Yritysportaalista näkyvistä automaattisesti.