Luo Excel-tiedosto, jossa on koululaisliput saavien koululaisten tiedot

Jos lisäät vain muutamia koululaisia, voit syöttää heidän tietonsa käsin. Jos lisäät kerralla useampia koululaisia, sinun kannattaa lisätä tiedot Excel-tiedoston avulla. Koululaisten tiedot pitäisi saada ulos näppärästi oppilastietojärjestelmästä (esim Primus). Usein vyöhyketieto pitää lisätä tiedostoon itse käsin, ellette ole lisänneet sitä erikseen oppilastietojärjestelmään.

Alkuvaiheessa Yritysportaali pystyy käsittelemään max 500 oppilaan tiedostoja. Jos käsittelet suurempaa oppilasmäärää, syötä oppilaat järjestelmään korkeintaan 500 oppilaan erissä.

Näin lisäät tiedot koululaisista Exceliin

Lisää koululaisista seuraavat tiedot Exceliin omille sarakkeilleen (*pakolliset tiedot on merkitty tähdellä) 

  • Etunimi * 
  • Sukunimi * 
  • Henkilötunnus * 
  • Vyöhykkeet * 
  • Koulu 
  • Huoltajan tai muun yhteyshenkilön sähköposti

 

Tarkat ohjeet:

  • Varmista, että samaa koululaista koskevat tiedot ovat samalla rivillä (poikkeuksena sähköpostit - jos lisäät useamman sähköpostin, ne voi lisätä allekkain). 
  • Nimeä sarakkeet ylimmälle riville. Jos käytät täsmälleen yllä mainittuja otsikoita, Yritysportaali tunnistaa automaattisesti mistä sarakkeesta mikäkin tieto löytyy. Voit myös käyttää eri otsikoita, mutta silloin Yritysportaali pyytää sinua vahvistamaan mistä sarakkeesta mikäkin tieto löytyy. 
  • Huolehdi erityisesti, että seuraavat tiedot ovat oikeassa muodossa: 
  • Henkilötunnus muodossa PPKKVVXNNNT, jossa PPKKVV=syntymäaika, X=välimerkki, NNNT=loppuosa. 
  • Jos koululaisella ei ole henkilötunnusta, voit syöttää Yritysportaaliin myös 
  • Primuksesta löytyvän väliaikaisen henkilötunnuksen, joka päättyy Ä-kirjaimeen 
  • Koululaisen syntymäajan muodossa PPKKVV 
  • Vyöhyke muodossa: AB, ABC, ABCD, BC, BCD, CD tai D 

Koululaislippujen myöntäminen eri laskuille tai voimassaoloajoille

Jos haluat myöntää koululaislippuja eri laskuille tai voimassaoloajoille, muista luoda oma excel-tiedosto jokaiselle eri laskut ja voimassaoloajat tarvitsevalle koululaisryhmälle. 

Esimerkiksi, jos teillä on käytössä eri lukuvuodet suomenkielisille ja ruotsinkielisille koululaisille: 

  1. Luo Excel-tiedosto, josta löytyy kaikki koululaiset, jotka opiskelevat suomenkielisten koulujen lukuvuoden mukaisesti 
  2. Luo Excel-tiedosto, josta löytyy kaikki koululaiset, jotka opiskelevat ruotsinkielisten koulujen lukuvuoden mukaisesti